STRATEGI ANTI FRAUD PT CENTRAL ASIA FINANCIAL

Dalam rangka mencegah terjadinya kasus penyimpangan dan pelanggaran terhadap ketentuan peraturan perundangan-undangan, khususnya fraud, yang dapat menyebabkan kerugian baik secara langsung maupun tidak langsung bagi perusahaan, konsumen, maupun pihak lain, maka PT Central Asia Financial (“Perusahaan”) telah menerapkan Strategi Anti Fraud.

Perusahaan menyatakan zero tolerance terhadap fraud dan berkomitmen untuk senantiasa melakukan pengendalian fraud secara efektif untuk mencegah dan mendeteksi potensi Fraud guna menjaga integritas Perusahaan, meningkatkan transparansi, serta mendorong budaya manajemen risiko dan kepatuhan terhadap hukum dan regulasi.

Perusahaan juga menetapkan pedoman/kebijakan dan prosedur yang mendukung terciptanya pengendalian Fraud, diantaranya Kebijakan Kepatuhan, Pedoman Sistem Pengendalian Internal, Pedoman Etika Bisnis dan Etika Kerja (Code of Conduct), Kebijakan Anti Suap dan Pengendalian Gratifikasi, Kebijakan Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System), Pedoman Pelindungan Konsumen, serta Pedoman Manajemen Risiko.

 

Pengawasan aktif Direksi dan Dewan Komisaris

Dalam rangka melaksanakan pengawasan aktif terhadap fraud, Direksi dan Dewan Komisaris memiliki kewenangan dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Membangun kepedulian di semua tingkat organisasi melalui deklarasi anti fraud dan komunikasi terkait perilaku fraud;
2. Bersama dengan seluruh jajaran organisasi Perusahaan, setiap tahun wajib menandatangani pakta integritas untuk pelaksanaan kepatuhan terhadap hukum, peraturan perundang-undangan, kode etik, maupun kebijakan-kebijakan kepatuhan termasuk kebijakan anti fraud yang ditetapkan Perusahaan;
3. Menetapkan dan melakukan pengawasan terhadap penerapan kode etik Perusahaan yang mencakup tindakan-tindakan untuk pencegahan fraud bagi seluruh jajaran organisasi;
4. Memastikan penyusunan dan melakukan pengawasan atas penerapan Strategi Anti Fraud melalui pelaporan pelaksanaan dari penanggung jawab fungsi anti fraud maupun melalui penerimaan laporan internal audit dan whistleblowing;
5. Mengembangkan kualitas SDM yang terkait dengan pengendalian fraud dengan mendukung pelaksanaan program-program peningkatan pengetahuan dan kesadaran anti fraud di Perusahaan;
6. Melakukan pengawasan dan evaluasi atas kejadian fraud serta penetapan tindak lanjut;
7. Pengembangan saluran komuniasi yang efektif di internal dan eksternal Perusahaan agar seluruh pejabat dan pegawai Perusahaan memahami dna mematuhi kebijakan dan prosedur yang berlaku.

 

Perusahaan menerapkan sistem pengendalian Fraud dengan melaksanakan 4(empat) pilar:

1.     Pencegahan Fraud

Perusahaan telah menerapkan langkah-langkah pencegahan fraud sebagai berikut:

a.      Kesadaran Anti Fraud

Perusahaan menumbuhkan kesadaran mengenai pentingnya pencegahan fraud bagi seluruh jajaran organisasi Perusahaan dan berbagai pihak yang berhubungan dengan Perusahaan.

Melalui kepemimpinan yang baik dan didukung dengan kesadaran anti fraud yang tinggi diharapkan tumbuh kepedulian semua unsur di Perusahaan dan berbagai pihak yang berhubungan dengan Perusahaan terhadap pentingnya pengendalian fraud. Moral dan kesadaran dari pimpinan terhadap anti fraud harus menjiwai setiap kebijakan atau ketentuan yang ditetapkan.

Upaya untuk menumbuhkan kesadaran anti fraud dilakukan antara lain melalui:

1)     Penyusunan dan sosialisasi deklarasi anti fraud

2)     Program budaya anti fraud bagi pegawai melalui pelaksanaan sosialisasi dan pelatuhan yang efektif

3)     Program kepedulian dan kewaspadaan terhadap fraud bagi konsumen melalui pemasangan banner anti fraud di media sosial Perusahaan

b.      Identifikasi Kerawanan

Identifikasi kerawanan merupakan proses untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menilai risiko terjadinya fraud yang dapat dilakukan secara berkala atau sewaktu-waktu dalam hal terdapat indikasi fraud . Hasil identifikasi didokumentasikan dan diinformasikan kepada seluruh pihak yang berkepentingan, juga dikinikan secara berkala

        c.      Kebijakan Mengenai Pegawai

Perusahaan menerapkan kebijakan mengenal pegawai sebagai upaya pengendalian terjadinya fraud dari aspek SDM yang terdiri dari:

1)     Sistem dan prosedur penerimaan atau rekrutmen yang efektif, yang dapat memberikan gambaran mengenai rekam jejak calon pegawai secara lengkap dan akurat,

2)     Sistem seleksi yang dilengkapi kualifikasi yang tepat dengan mempertimbangkan risiko, serta ditetapkan secara objektif dan transparan. Sistem tersebut harus menjangkau pelaksanaan promosi maupun mutasi, termasuk penempatan pada posisi yang memiliki risiko tinggi terhadap fraud, dan

3)     Kebijakan mengenali pegawai antara lain mencakup pengenalan dan pemantauan karakter, integritas, relasi, sikap dan perilaku, serta gaya hidup pegawai.

        d.      Kebijakan Mengenai Konsumen (Know Your Customer)

Dalam rangka pencegahan Fraud, penting bagi Perusahaan untuk memiliki sistem yang memastikan bahwa konsumen atau nasabah yang dilayani adalah pihak yang sah dan tidak memiliki potensi risiko fraud. Sistem ini mencakup prosedur KYC (Know Your Customer) dan due diligence.

 

2.     Deteksi

Deteksi difokuskan pada mengidentifikasi atau menemukan fraud yang mungkin terjadi di Perusahaan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam deteksi ini termasuk:

a.      Kebijakan dan mekanisme Whistleblowing

Perusahaan telah memiliki sistem wisthleblowing sebagai sistem pelaporan atau pengaduan internal yang memungkinkan pegawai atau pihak ketiga untuk melaporkan tindakan mencurigakan atau fraud secara anonim dan terlindungi. Kebijakan ini memberikan jalur komunikasi aman bagi pelapor tanpa takut akan konsekuensi negatif.

 

b.      Pemeriksaan Mendadak (surprise audit)

Perusahaan dapat melakukan audit atau pemeriksaan mendadak untuk mendeteksi potensi fraud. Pemeriksaan ini bisa dilakukan secara acak dan tanpa pemberitahuan sebelumnya, khususnya di area yang berisiko tinggi.

 

c.      Sistem Pengawasan Internal

Merupakan kegiatan untuk memantau dan menguji efektivitas strategi anti fraud yang dilakukan tanpa diketahui atau disadari oleh pihak yang diuji atau diperiksa. Perusahaan wajib memiliki sistem pengawasan yang kuat yang memungkinkan pemantauan secara real-time atas transaksi atau kegiatan usaha yang rentan terhadap fraud.

 

3.     Investigasi, Pelaporan, dan Sanksi

Mencakup langkah-langkah untuk melakukan penyelidikan, pelaporan, serta pemberian sanksi atas fraud yang telah terjadi sebagai berikut:

a.      Investigasi Fraud

Investigasi dilakukan untuk mengumpulkan bukti yang terkait dengan kejadian yang patut diduga merupakan tindakan fraud. Ketika terdeteksi adanya fraud, Perusahaan wajib melakukan investigasi mendalam untuk memahami modus operandi, pihak-pihak yang terlibat, serta dampak yang ditimbulkan.

 

b.      Pelaporan Fraud

Perusahaan menetapkan mekanisme pelaporan baik pelaporan internal maupun pelaporan kepada Otoritas Jasa Keuangan sesuai ketentuan yang berlaku.

 

c.      Sanksi atas Fraud

Setelah terbukti ada tindakan fraud, Perusahaan harus memberikan sanksi kepada pihak yang terlibat sesuai dengan aturan Perusahaan dan hukum yang berlaku. Sanksi bisa berupa pemecatan, pengenaan denda, hingga pelaporan kepada pihak berwenang untuk proses hukum

 

4.     Pemantauan, Evaluasi, dan Tindak Lanjut

Perusahaan memastikan pelaksanaan pemantauan berkelanjutan, evaluasi efektivitas strategi anti fraud, dan tindak lanjut terhadap kelemahan yang ditemukan dalam proses penerapan strategi.